De Deelraad Bewegen en Educatie (BE) zoekt een nieuwe ambtelijk secretaris voor 0,3 fte. Daarnaast zoeken we een nieuwe ambtelijk secretaris voor de Deelraad Diensten voor 0,2 fte. Jij gaat in deze functie (administratief secretariële) werkzaamheden voor beide deelraden verrichten. Vind je het leuk om deze twee functies binnen hogeschool Windesheim te combineren. Sluit je aan bij collega’s op wie je kunt rekenen. Jouw nieuwe baan begint bij hogeschool Windesheim in Zwolle!

Windesheim heeft medezeggenschap hoog in het vaandel staan. Naast de Centrale Medezeggenschapsraad (CMR) kennen we daarnaast binnen onze hogeschool diverse organen, zoals de Opleidingscommissies (OC’s), de domein-deelraden en een deelraad-diensten. In de deelraad hebben zowel personeels- als studentleden zitting. De deelraad behartigt de belangen van medewerkers en studenten van het domein en diensten en kan invloed uitoefenen op de arbeids- en studieomstandigheden binnen ons domein. Over een aantal zaken heeft de deelraad instemmings- en adviesbevoegdheid, zoals de organisatie-ontwikkelingsplannen, de begrotingen, het opleidingspecifieke deel van het studentenstatuut. De ondersteuning van een ambtelijk secretaris is daarbij onmisbaar.

Aan deze baan geef jij invulling
Je werkzaamheden op secretarieel en organisatorisch zijn verdelen in werkzaamheden rondom de wekelijkse werkoverleggen (agendaoverleg met het DB, vergaderingen inhoudelijk voorbereiden, agenda opmaken en versturen, notuleren, het bewaken van gemaakte afspraken en besluitenlijsten, verzorgen van de inkomende en uitgaande correspondentie, enz.), werkzaamheden rondom een maandelijkse overlegvergadering met het MT (agenda en documentatie opmaken en versturen, notuleren, aanwezigheid verwerken, archiveren en beheren van stukken, regelen van ruimte en catering), werkzaamheden rondom de overleggen met de voorzitters OC’s 6 keer per jaar (overleg met het DB, vergadering inhoudelijk voorbereiden, agenda opmaken en versturen, notuleren enz.) en lopende zaken tussen de vergaderingen in (uitwerken van brieven, binnengekomen mails archiveren, doorsturen en beantwoorden, nieuwsbrieven ontwikkelen en verspreiden en onlineomgevingen, o.a. van SharePoint, OneNote, enz. van de deelraad bijhouden).

De vergaderingen van de Deelraad BE vinden veelal plaats op de dinsdagochtend. Deze vergaderingen bestaan uit werkoverleg, vooroverleg met de directie en een wekelijks overleg met het dagelijks bestuur en de deelraad vergadert een keer per maand met de domeindirectie. Ook vindt er zes keer per jaar een overleg plaats tussen het dagelijks bestuur van de deelraad en voorzitters van de opleidingscommissies. De Deelraad Diensten vergadert om de twee weken (maandag of dinsdag).

Voor de Deelraad Diensten gelden in principe dezelfde werkzaamheden. Je woont ook daar het overleg met het dagelijks bestuur van de Deelraad Diensten bij en beheert er daarnaast het medezeggenschapsbudget en draagt zorg voor de goedkeuring van declaraties, facturen, etc.

Welkom bij Windesheim
Een hogeschool waar iedereen zich gewaardeerd én thuis mag voelen. Gelijke kansen staan bij ons centraal en onze kracht ligt in samenwerking. We dragen bij aan relevant onderzoek gericht op een inclusieve en duurzame samenleving. En we helpen nieuwe professionals op weg in hun loopbaan. Dat doen we door te werken aan eigen leerroutes voor de studenten en door onze opleidingsmogelijkheden steeds beter af te stemmen op wat nodig is. Zo bouwen we samen aan de toekomst.

Op onze campus in Zwolle kun je meer dan werken alleen. Het is een energieke gemeenschap, met veel mensen, activiteiten en een grote hoeveelheid voorzieningen. Een uitgebreide campuswinkel, restaurants, cafés en als je wilt sporten kan dat in onze sportschool of het zwembad. De campus ligt net buiten het bruisende centrum van Zwolle, vlak bij de IJssel en op loopafstand van het station.

Jouw bijdrage
De deelraden zoeken een collega die beschikt over relevante werkervaring met een hoge mate van zelfstandigheid en uitstekende communicatieve vaardigheden zowel mondeling als schriftelijk. Je bent alert op wat er moet gebeuren en neemt veelal zelf het voortouw, communiceert makkelijk met zowel MT’s als met de deelraad en bent op meerdere momenten in de week (telefonisch en/of online) beschikbaar (minimaal 3 verschillende dagdelen) voor contact en afstemmen van werkzaamheden. Je bezit minimaal een hbo-diploma en bent dienstverlenend ingesteld.

Het kunnen overleggen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is een voorwaarde voor indiensttreding bij Hogeschool Windesheim.

Jouw vooruitzicht
Werken in een stimulerende omgeving waarin we je aanmoedigen kansen te benutten. En waarin jij jezelf mag en kunt zijn. Als Ambtelijk Secretaris kun jij voor 20 uur per week impact maken op mensen, het werkveld, de maatschappij en daarmee op de toekomst. Daarnaast mag je (op basis van 40 uur per week) rekenen op:

• een brutomaandsalaris tussen € 2.756,00 en € 3.691,00 (schaal 8 cao hbo: www.vereniginghogescholen.nl/system/knowledge_base/attachments/files/000/001/269/original/085_021_CAO_2021_DEF.pdf?1639038641);
• een arbeidsovereenkomst voor 12 maanden, met kans op verlenging;
• 53 vakantiedagen per jaar;
• 8% vakantiegeld;
• 8,3% eindejaarsuitkering;
• een flexibele reiskostenregeling, helemaal afgestemd op jouw wijze van vervoer;
• volop ontwikkelingsmogelijkheden (www.werkenbijwindesheim.nl/werken-bij-windesheim/ontwikkelmogelijkheden) via ons eigen interne opleidingsinstituut en GoodHabitz;
• vers fruit op je werkplek en sportfaciliteiten;
• een jaarlijkse vergoeding voor vakliteratuur en een gratis museumjaarkaart;
• thuiswerkfaciliteiten zoals een laptop, die hybride werken mogelijk maken;

Lees meer over Windesheim als werkgever en onze arbeidsvoorwaarden op www.werkenbijwindesheim.nl/werken-bij-windesheim/arbeidsvoorwaarden.

Solliciteer en sluit je aan bij Windesheim
Solliciteer uiterlijk 5 september a.s. via het sollicitatieformulier op onze website als Ambtelijk Secretaris met een motivatie en je cv.

Inhoudelijke vragen over de functie? Stel ze aan Peter van Helsdingen via telefoonnummer 06-17101859 of e-mailadres p.van.helsdingen@windesheim.nl.
Vragen over de sollicitatieprocedure? Stel ze aan Daphne Douwes via telefoonnummer 088-4696430 of e-mailadres ds.douwes@windesheim.nl.

Wat je kunt verwachten
Sollicitatieformulier ingevuld en verzonden? Na een eerste selectie laten we je weten of we je uitnodigen voor een kennismaking. Zijn we allebei enthousiast na dit gesprek? Dan volgt een tweede gesprek. Willen wij én jij na dit gesprek collega’s worden? Dan doen we je een aanbod voor een contract.

• Uiterlijk binnen 5 werkdagen na 5 september krijg je een reactie.
• De gesprekken zijn half september.
• Een referentiecheck kan onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Deze vacature is gelijktijdig intern en extern geplaatst. Geschikte interne kandidaten hebben voorrang op externe kandidaten.

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.