Jij bent hét organisatietalent die, samen met je collega’s, de examencommissie, de toetscommissie, de deelraad en de opleidingscommissies faciliteert en waar nodig adviseert. Jouw ervaring in administratieve ondersteuning en jouw affiniteit met de wet- en regelgeving maakt je een onmisbare schakel voor deze commissies. Sluit je aan bij collega’s op wie je kunt rekenen. Jouw nieuwe baan begint bij hogeschool Windesheim in Almere.

Aan deze baan geef jij invulling
De medewerkers in het team van ambtelijk secretarissen (secretaresse van juridische affiniteit) zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de ondersteuning van de examencommissies, de toetscommissie, de opleidingscommissies en de deelraad. In deze functie houd je het overzicht en weet doorlopend in te schatten welke acties noodzakelijk zijn. Daarnaast adviseer je de commissies waar mogelijk en doen jullie gezamenlijk voorstellen ter verbetering van voorschriften en procedures. Meer in detail ben je in deze functie bezig met:

• Planning, voorbereiden van overleggen, verslaglegging, bewaken actielijst en afhandelen e-mail.
• Verwerken van besluiten en verslagen en deze archiveren in ons archiveringssysteem Join, voortgang procedures bewaken, relevante informatie verzamelen en op het juiste tijdstip verzenden naar de diverse doelgroepen.
• Adviseren van de deelraad en diverse commissies op het gebied van wet- en regelgeving.
• Adviseren bij het opstellen van een jaarplanning en activiteitenplan t.b.v. de opleidingscommissies.

Een kleine greep uit je werkzaamheden:
Voor de examencommissie maak je een eerste selectie van de binnenkomende verzoeken van studenten of van de opleiding. Je bent in staat deze adequaat te beantwoorden, omdat je kennis hebt van wet- en regelgeving en je informeert studenten en betrokkenen over uitspraken.

De opleidingscommissies adviseer je over bevoegdheden conform wet- en regelgeving zodat de commissies hun taken kunnen uitvoeren. Je organiseert in samenwerking met de centrale verkiezingscommissie de jaarlijkse verkiezingen voor de medezeggenschap voor het domein en je bent medeverantwoordelijk voor het proces van instemming op het OER.

Ook de deelraad ondersteun je bij de planning en organisatie van de vergaderingen, en adviseer je over de bevoegdheden conform wet- en regelgeving. Daarnaast bewaak je de deadlines van die wet- en regelgeving en de verschillende procedures.

Voor de leden van de toetscommissie is het belangrijk dat zij worden ondersteund bij de uitvoering van kwaliteitsborging van toetsing en beoordeling.

Welkom bij Windesheim
Een hogeschool waar iedereen zich gewaardeerd én thuis mag voelen. Gelijke kansen staan bij ons centraal en onze kracht ligt in samenwerking. We dragen bij aan relevant onderzoek gericht op een inclusieve en duurzame samenleving. En we helpen nieuwe professionals op weg in hun loopbaan. Dat doen we door te werken aan eigen leerroutes voor de studenten en door onze opleidingsmogelijkheden steeds beter af te stemmen op wat nodig is. Zo bouwen we samen aan de toekomst.

Locatie Almere heeft een breed opleidingsaanbod en een hele eigen identiteit. Almere kent geen campus; de opleidingen zijn verspreid over drie verschillende panden in het centrum van de stad. Het karakteristieke Circus, het hoogwaardige gebouw de Landdrost en De nieuwe bibliotheek vormen het moderne decor voor onze opleidingen. De locaties zijn op loopafstand van elkaar en op loopafstand van Station Almere. Alles compact bij elkaar met om de hoek winkels, restaurants, cafés en een bioscoop.

Jij sluit je aan bij de collega’s van het team Toetsing, Examinering en Serviceplein in Almere. Het team examinering is een klein team van nu drie leden dat samen verantwoordelijk is voor het ambtelijk secretariaat van de examencommissies, de opleidingscommissies, de toetscommissie en de deelraad. Naast het leveren van kwaliteit vinden wij werkplezier heel belangrijk. We staan voor elkaar klaar en helpen elkaar waar nodig.

Als ambtelijk secretaris van een examencommissie draag je bij aan de kwaliteit en integriteit van het onderwijs. Het is een waardevolle en lonende rol! Cheryl Moolhuijzen, ambtelijk secretaris.

Jouw bijdrage
Ieder mens heeft een eigen unieke achtergrond. En wij geloven dat waar verschillen samenkomen, resultaten kunnen bloeien. Dat jij veel energie krijgt van goed samenwerken spreekt dus wat ons betreft voor zich. Verder zien we graag dat jij voor de vacature van secretaresse/ambtelijk secretaris nieuwsgierigheid en een onderzoekende houding meebrengt.

Daarnaast heb/ben je:

• Een relevante afgeronde hbo-opleiding of de bereidheid tot het behalen van een hbo-opleiding.
• Bij voorkeur kennis van de processen binnen een bedrijfsbureau in het onderwijs.
• Handig met ICT en heb in ieder geval uitstekende kennis van de Office applicaties Word, Teams en Excel en je bent in staat om nieuwe applicaties snel eigen te maken.
• Een werkstijl die zich kenmerkt door planmatig en georganiseerd werken. Je bent goed in staat deadlines te bewaken zowel van jezelf als van anderen. Dit betekent dat je verantwoorde keuzes maakt om het gewenste resultaat te bereiken. Je stemt jouw prioriteiten hierop af.
• Dienstverlenend, resultaat- en klantgericht en kunt goed schakelen tussen de diverse (ad hoc) werkzaamheden.
• Iemand die in lastige situaties, waar nodig, anderen aanspreekt en ben je doortastend.

Het kunnen overleggen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is een voorwaarde voor indiensttreding bij Hogeschool Windesheim.

Jouw vooruitzicht
Werken in een stimulerende omgeving waarin we je aanmoedigen kansen te benutten. En waarin jij jezelf mag en kunt zijn. Als secretaresse/ambtelijk secretaris kun jij per half april voor 32 uur per week impact maken op mensen, het werkveld, de maatschappij en daarmee op de toekomst. Daarnaast mag je (op basis van 40 uur per week) rekenen op:

• Een bruto maandsalaris tussen € 2.756,- en € 3.691,- (schaal 8 cao hbo).
• Een arbeidsovereenkomst voor 12 maanden, met kans op verlenging.
• 53 vakantiedagen per jaar.
• 8% vakantiegeld.
• 8,3% eindejaarsuitkering.
• Een flexibele reiskostenregeling, helemaal afgestemd op jouw wijze van vervoer.
• Volop ontwikkelingsmogelijkheden via ons eigen interne opleidingsinstituut en GoodHabitz.
• Vers fruit op je werkplek en sportfaciliteiten.
• Een jaarlijkse vergoeding voor vakliteratuur en een gratis museumjaarkaart.
• Thuiswerkfaciliteiten zoals een laptop, die hybride werken mogelijk maken.

Op www.werkenbijwindesheim.nl/over-ons/arbeidsvoorwaarden lees je meer over Windesheim als werkgever en onze arbeidsvoorwaarden.

Solliciteer en sluit je aan
Vind jij het leuk om dé spin in het web te zijn voor een examencommissie en toetscommissie? Solliciteer dan uiterlijk 4 april als secretaresse/ambtelijk secretaris met een motivatie en je cv. Dit kan via het sollicitatieformulier op onze website. Beantwoord in je motivatie in ieder geval onderstaande vragen. Dat helpt ons bij het zo objectief mogelijk werven en selecteren:

• Wat trekt je aan in deze functie en onze organisatie?
• Welke opleiding heb je afgerond en wat doe jij om te werken aan jouw verdere professionele ontwikkeling?
• Met welke relevante werkervaring versterk je ons team en waar ben je het meest trots op dat je professioneel bereikt hebt?
• Met welke eigenschappen kom je ons team versterken?
• Per wanneer ben je beschikbaar?

Wat je kunt verwachten?
Sollicitatieformulier ingevuld en verzonden? Na een eerste selectie laten we je weten of we je uitnodigen voor een kennismaking. Zijn we allebei enthousiast na dit gesprek? Dan volgt (eventueel) een tweede gesprek. Willen wij én jij na dit gesprek collega’s worden? Dan doen we je een aanbod voor een contract.

• Uiterlijk binnen 2 dagen na 4 april krijg je een reactie.
• De eerste gesprekken zijn op vrijdag 14 april in de ochtend in Almere.
• De tweede gesprekken worden in overleg gepland.

Deze vacature wordt zowel intern als extern gepubliceerd. Geschikte interne kandidaten hebben voorrang op externe kandidaten.

Vragen?
Inhoudelijke vragen over de functie?
Stel ze aan Irma Franke
088-4696659 | g.h.franke-van.dijk@windesheim.nl