Over Philadelphia
Philadelphia is een van de grootste organisaties in Nederland op het gebied van zorg en begeleiding voor mensen met een verstandelijke beperking. Philadelphia is toonaangevend wat betreft zorginnovatie en het toepassen van de nieuwste wetenschappelijke inzichten.
Centraal staan de kernwaarden: Liefde, Lef en Meesterschap. Bij Philadelphia wordt altijd uitgegaan van de mogelijkheden van iedere individuele cliënt als het gaat om participatie in de samenleving op het gebied van wonen, werken, dagbesteding, vrije tijd en sociale contacten. Het overkoepelende motto is: “het beste uit elkaar”. Mensen hebben elkaar nodig: om te leren, te ontwikkelen en voor elkaar te zorgen. Om er voor elkaar te zijn, om de ander tot zijn recht te laten komen en te laten ‘schitteren’. Om met elkaar het gewone leven te leiden.

Philadelphia ondersteunt met 7.600 bevlogen medewerkers en met de onmisbare inzet van 5.000 vrijwilligers ongeveer 8.600 mensen met een beperking. Verspreid over zo’n ruim 500 kleinschalige locaties zorgen de professionals voor ondersteuning op maat.

Jouw werkplek
Je werkt in het team Bestuurlijke & Juridische Zaken. Dit team valt onder de aansturing van de Secretaris Raad van Bestuur/directeur Bestuurlijke & Juridische Zaken. In het team werken 8 collega’s waaronder de secretarissen, de bedrijfsjuristen, de secretaresses RvB, de programmamanager sociale robotica en de privacy officer.

Het team ondersteunt de Raad van Bestuur (RvB) op diverse aandachts- en inhoudsgebieden. En daarnaast is het team er ook voor vragen uit en advies aan de rest van de Philadelphia organisatie. Het is een echt ‘spin in het web’ team met een breed, veelzijdig en zeer interessant werkgebied. We zijn bij veel ontwikkelingen en thema’s betrokken of zijn ervan op de hoogte. Het team heeft een brede blik op de hele Philadelphia organisatie en ook op onze externe omgeving.

We halen het beste uit elkaar. We dragen eraan bij om onze cliënten een zo goed en gewoon mogelijk leven te laten leiden.

Jouw uitdaging
In je werk als bestuurssecretaris ben je van diverse markten thuis. Je hebt een breed aandachtsgebied. Zo onderhoud je, als ambtelijk secretaris, de contacten richting diverse interne stakeholders zoals de Landelijke Cliëntenraad (LCR), de Landelijke Familieraad (LFR) en de Ondernemingsraad (OR).

Je bereidt de vergaderingen van deze gremia voor en je bent hun vraagbaak en klankbord. Je bereidt ook de vergaderingen voor van de Raad van Bestuur (RvB) van Philadelphia. Daarnaast adviseer en ondersteun je, als stafmedewerker, bij de ontwikkeling van de strategie, governance, het beleid en de ontwikkeling van de organisatie.

Doordat je op zoveel terreinen en thema’s actief bent heb je een breed beeld en zicht op diverse ontwikkelingen. Er wordt van je verwacht dat je pro-actief adviseert en signaleert. Je hebt veel contact met verschillende mensen en afdelingen binnen en buiten Philadelphia. Het werk is veelzijdig en dynamisch, je moet snel kunnen schakelen en zo maar opeens op een onverwachte gebeurtenis of ontwikkeling inspelen.

Wat houden de werkzaamheden in?
Om je een beter beeld van de werkzaamheden te geven beschrijven we die kort per aandachtsgebied of taak.

Ambtelijk secretaris LCR, LFR en OR
Je bent een belangrijk contactpersoon voor de LCR, LFR en de OR. Je bent hun vraagbaak en klankbord. De LCR en LFR behartigen de belangen van de cliënten en verwanten van cliënten van Philadelphia. De OR bestaat uit medewerkers van Philadelphia. Ze zijn formele adviesorganen van de RvB. Je bent een verbindende schakel tussen de RvB en de LCR, LFR en de OR. Je informeert en adviseert. Dit aspect van je werk doe je integer en vanuit vertrouwen. Je moet je goed kunnen verplaatsen in de (leden van) LCR, LFR en OR zonder het organisatiebelang uit het oog te verliezen.

Wat doe je:

• Je bereidt de vergaderingen van de LCR, LFR en de overlegvergadering van de OR voor;
• Je bent sparringpartner voor de voorzitters van de raden;
• Je zorgt ervoor dat de wettelijke regels, procedures, richtlijnen en afspraken worden gevolgd;
• Je bewaakt dat voor de juiste onderwerpen de LCR, de LFR en de OR hun advies- en instemmingsrecht kunnen uitoefenen, conform wet en regelgeving;
• Je zorgt voor de vastlegging van de vergaderingen;
• Je zorgt voor een goede communicatie richting en vanuit de RvB naar de LCR, LFR en de OR.

Voorbereiden vergaderingen van de RvB
Je bereidt de vergaderingen van de RvB voor. Een goede voorbereiding zorgt voor een efficiënte vergadering, juiste besluitvorming en duidelijkheid. Een zorgvuldig besluitvormingsproces is daarbij erg belangrijk. Je zorgt ervoor dat iedereen daarvan op de hoogte is en zich eraan houdt. Op die manier weet iedereen wat er wordt verwacht.

Wat doe je:

• Vooraf inventariseren van de mogelijke onderwerpen en deze goed plannen voor de komende RvB vergaderingen;
• Per vergadering stem je de concept agenda af met de voorzitter van de RvB;
• Je beoordeelt de notities die worden aangeboden aan de RvB op juistheid en volledigheid en overlegt hierover met de directeuren en portefeuillehouder in de RvB;
• Je bewaakt de samenhang en voortgang;
• Je geeft advies over de manier waarop onderwerpen het beste in de RvB kunnen worden besproken;
• Je zorgt voor de vastlegging van de vergaderingen, in verslagen, besluiten- en actielijsten;
• Je bewaakt de nakoming van de acties;
• Samen met de secretaris van de RvB zorg je ervoor dat de juiste governance, processen en wettelijke regels worden gevolgd.

Stafmedewerker
Een deel van je werk bestaat uit het adviseren en ondersteunen van de RvB bij de ontwikkeling van de strategie, het beleid en de ontwikkeling van de organisatie. Soms doe je dat door deel te nemen aan een project, soms komt het naar voren in je andere werkzaamheden.

Wat doe je:

• Je neemt deel aan projecten;
• Je treedt op als vraagbaak en klankbord vanwege je kennis en inzicht;
• Je volgt de relevante interne en externe ontwikkelingen;
• Je zoekt naar oplossingen voor (complexe) vraagstukken;
• Je levert een bijdrage aan de implementatie van (strategisch) beleid in de organisatie.

Over jou
Je bent een stevige aanpakker en allrounder. Je kunt met heel veel verschillende mensen die op verschillende niveaus in de organisatie werken goed om gaan. Je bent een goede adviseur en weet hoe je adviezen gevraagd en ongevraagd geeft. Je houdt vol ook als er weerstand is. We vinden het belangrijk dat je ongeveer 2-3 jaar vergelijkbare relevante werkervaring hebt. Je hebt affiniteit met medezeggenschap. Als je inzicht hebt in (gehandicapten-) zorg gerelateerde wet- regelgeving is dat een pre. Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal hbo-niveau, maar bij voorkeur op academisch niveau bijvoorbeeld Rechtsgeleerdheid, Bestuurskunde of Gezondheidswetenschappen en je beschikt over hbo +/academisch werk- en denkniveau.

Binnen Philadelphia vinden we het volgende belangrijk:

• Je geeft aandacht en doet je werk met plezier;
• Je hebt passie voor je eigen werk en waar Philadelphia voor staat;
• Je handelt als professional;
• Je neemt verantwoordelijkheid voor je aandachtsgebied en je eigen werk.

Voor de functie bestuurssecretaris zijn de volgende eigenschappen erg belangrijk:

• Je bent accuraat;
• Je bent analytisch;
• Je bent integer;
• Je staat voor wat je doet en toont eigenaarschap;
• Je handelt proactief en zelfverzekerd;
• Je bent stressbestendig;
• Je kunt je werk goed zelf plannen en zelfstandig uitvoeren;
• Je bent communicatief sterk zowel mondeling als schriftelijk;
• Je kunt goed inschatten wat je gesprekspartner nodig heeft;
• Je kunt helder en duidelijk adviseren in soms complexe kwesties;
• Je hebt een goed oog voor je omgeving en wat er speelt in de organisatie.

Dit krijg je van ons

• Werken in een prachtig team met leuke collega’s op een bijzondere plek in onze organisatie.
• Allerlei trainingen om bij te blijven en fris te blijven in je vak.
• Faciliteiten om ‘goed in je vel’ te zitten.
• Een brutosalaris conform de CAO Gehandicaptenzorg FWG 60 van minimaal € 3.289 en maximaal € 4.799,- bij een fulltime dienstverband, gebaseerd op je ervaring en opleiding (met doorgroei mogelijkheid naar FWG 65).
• Diverse aanvullende arbeidsvoorwaarden.
• Een contract voor bepaalde tijd van een jaar, eventueel om te zetten in een contract voor onbepaalde tijd.

We vinden interne mobiliteit belangrijk. Daarom kiezen we bij gelijke geschiktheid voor een interne sollicitant.
Het recruitmentteam van Philadelphia werkt zonder tussenkomst van werving- en selectiebureaus.